يعد الاتصال جانبًا أساسيًا في أي مشروع أو منظمة أو عمل. يضمن التواصل الفعال أن يكون الجميع في نفس الصفحة ويعملون من أجل نفس الأهداف. ومع ذلك ، مع تعقيد مشاريع العصر الحديث وعدد أصحاب المصلحة المعنيين ، قد يكون من الصعب تتبع من يحتاج إلى التواصل مع من ومتى. هذا هو المكان الذي تأتي فيه مصفوفة الاتصال.
في هذه المقالة ، سوف نستكشف ما هي مصفوفة الاتصال وكيفية إنشاء مصفوفة.
ما هي مصفوفة الاتصالات؟
مصفوفة الاتصال هي أداة تحدد من يحتاج إلى التواصل مع من ، وكم مرة ، ولأي غرض. إنه في الأساس مخطط يوضح جميع أصحاب المصلحة المشاركين في مشروع أو عمل واحتياجات اتصالاتهم. تساعد مصفوفة الاتصال على ضمان أن يكون كل شخص على علم ومشاركة وفهم واضح لدوره ومسؤولياته.
تشمل العناصر الرئيسية لمصفوفة الاتصال ما يلي:
1. أصحاب المصلحة: قائمة بجميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع أو الأعمال التجارية.
2. قنوات الاتصال: قنوات الاتصال المختلفة التي سيتم استخدامها للتواصل مع أصحاب المصلحة ، مثل البريد الإلكتروني ، والهاتف ، ومؤتمرات الفيديو ، وما إلى ذلك.
3. التكرار: كم مرة سيحدث الاتصال بين أصحاب المصلحة.
4. الغرض: سبب الاتصال ، مثل مشاركة المعلومات والتحديثات وتقارير التقدم وما إلى ذلك.
5. المالك: الشخص المسؤول عن بدء الاتصال والحفاظ عليه.
الآن بعد أن عرفنا ما هي مصفوفة الاتصال ، فلنلقِ نظرة على كيفية إنشاء مصفوفة الاتصال.
كيف تصنع مصفوفة اتصال؟
يتطلب إنشاء مصفوفة اتصال بضع خطوات بسيطة. دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل خطوة.
الخطوة 1: تحديد أصحاب المصلحة
تتمثل الخطوة الأولى في إنشاء مصفوفة اتصال في تحديد جميع أصحاب المصلحة المشاركين في المشروع أو العمل. قد يشمل ذلك أعضاء الفريق والعملاء والموردين والبائعين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين الذين لديهم تأثير مباشر أو غير مباشر على المشروع أو العمل. بمجرد تحديد جميع أصحاب المصلحة ، يمكنك إدراجهم في مصفوفة الاتصال.الخطوة الثانية: تحديد قنوات الاتصال
الخطوة 2: هي تحديد قنوات الاتصال المختلفة
التي سيتم استخدامها للتواصل مع أصحاب المصلحة. قد يشمل ذلك البريد الإلكتروني أو الهاتف أو مؤتمرات الفيديو أو المراسلة الفورية أو برنامج إدارة المشروع أو أي أداة اتصال أخرى ذات صلة بالمشروع أو العمل. من الضروري اختيار أنسب قنوات الاتصال لضمان التواصل الفعال.
الخطوة 3: تحديد تردد الاتصال
بمجرد تحديد أصحاب المصلحة وقنوات الاتصال ، فإن الخطوة التالية هي تحديد عدد المرات التي سيحدث فيها الاتصال بين أصحاب المصلحة. قد يختلف هذا حسب صاحب المصلحة ومرحلة المشروع أو العمل. على سبيل المثال ، قد يحتاج أعضاء الفريق إلى التواصل على أساس يومي ، بينما قد يحتاج العملاء فقط إلى التحديث أسبوعيًا أو شهريًا. من المهم تحديد وتيرة الاتصال لضمان إعلام الجميع ومشاركتهم.
الخطوة 4: تحديد الغرض من الاتصال
الخطوة التالية هي تحديد الغرض من الاتصال. وهذا يشمل سبب الاتصال ، وما هي المعلومات التي يجب مشاركتها ، وما يجب أن يتوقعه أصحاب المصلحة من الاتصال. قد يشمل ذلك تحديثات حول تقدم المشروع ، أو تغييرات في النطاق ، أو تعليقات على الأداء ، أو أي معلومات أخرى ذات صلة.
الخطوة 5: تعيين ملكية الاتصالات
أخيرًا ، الخطوة الأخيرة هي تعيين ملكية الاتصال. يتضمن ذلك تحديد الشخص المسؤول عن بدء والحفاظ على التواصل مع أصحاب المصلحة. قد يكون هذا مدير مشروع أو قائد فريق أو أي شخص آخر مسؤول عن الاتصال. يضمن تعيين ملكية الاتصالات أن يكون الاتصال متسقًا وفعالًا.
فوائد مصفوفة الاتصالات
توفر مصفوفة الاتصال العديد من الفوائد ، بما في ذلك:
1. تحسين الاتصال: مصفوفة الاتصال تضمن أن يكون كل شخص على علم ومشاركة وفهم واضح لدوره ومسؤولياته.
2. زيادة التعاون: مصفوفة الاتصال تشجع التعاون بين أصحاب المصلحة ، مما يؤدي إلى نتائج أفضل.
